Passer à Rentopus
Passer d'InflatableOffice, de Goodshuffle ou d'un tableur
Votre catalogue se transfère à partir d'un fichier : exportez-le en CSV ou en Excel, et l'importation suggère où va chaque colonne, signale ce qu'elle ne peut pas lire et n'enregistre rien tant que vous n'avez pas vérifié. Les réservations à venir sont entrées à la main, en commençant par les dates les plus proches, avec la disponibilité vérifiée pour chacune. Les réservations passées et les documents signés restent dans votre ancien système, alors gardez-le accessible pendant une saison.
En un coup d'œil
- Votre catalogue
- À partir d'un fichier
- Réservations à venir
- Entrées à la main
- Clients
- Avec leurs réservations
- Réservations passées et documents signés
- Restent dans votre ancien système
Ce qui se transfère
Quatre choses à transférer, et comment faire pour chacune
Votre catalogue, à partir d'un fichier
Fichiers CSV ou Excel jusqu'à 2 000 lignes. L'importation reconnaît les fichiers d'InflatableOffice et de Goodshuffle Pro et suggère où va chaque colonne : noms, quantités, prix, dimensions, catégories, électricité et eau. Les unités identiques qu'InflatableOffice liste une par ligne sont additionnées en un seul article, et les forfaits, rabais et véhicules de Goodshuffle sont exclus au départ. Les limites de sécurité comme l'âge, le nombre d'enfants et le poids maximal par personne ne sont jamais devinées. Les photos ne sont pas importées : ajoutez-les ensuite à chaque article.
Les réservations à venir, à la main
Entrez chaque réservation pas encore livrée avec Nouvelle soumission, en commençant par les dates les plus proches, puis marquez-la comme réservée dans sa fiche. Chaque article affiche combien d'unités sont libres pour cette fête au moment où vous l'ajoutez : une unité que l'ancien système a vendue deux fois apparaît maintenant, pas le samedi même. Votre site de réservation doit d'abord être publié, parce que chaque réservation y a sa page. Un dépôt perçu par votre ancien système n'est pas encore enregistré comme paiement : notez-le dans la réservation.
Les clients, avec leurs réservations
Il n'y a pas d'importation de liste de clients. Un client est créé la première fois que vous entrez une réservation pour lui, ou quand il réserve sur votre site, et un client qui revient est retrouvé par son courriel, peu importe comment il l'écrit. Votre liste complète de clients reste dans l'exportation de votre ancien système, aussi longtemps que vous le voulez.
Votre site Web, deux options
Gardez votre site actuel et ajoutez-y vos articles avec une seule ligne de code, ou passez au site de réservation, sur votre propre domaine si vous le souhaitez. Rentopus ne peut pas encore rediriger les adresses de votre ancien site vers les nouvelles pages. Si ces pages vous amènent des réservations par Google, gardez votre site et ajoutez-y le catalogue intégrable, au moins pendant votre première saison.
Les préréglages InflatableOffice et Goodshuffle sont nouveaux. Ils sont construits à partir du modèle d'importation publié par InflatableOffice et des pages d'aide de Goodshuffle, et n'ont pas encore été testés sur une vraie exportation de l'un ou l'autre système. Rien n'est enregistré tant que vous n'avez pas confirmé chaque colonne et chaque ligne signalée, et une colonne qu'un préréglage ne connaît pas passe par l'association habituelle : un fichier organisé autrement entre donc quand même, il vous pose simplement plus de questions.
L'importation
De votre fichier à votre catalogue
- 1Exportez votre inventaire de votre ancien système : la liste des locations d'InflatableOffice en CSV, ou l'inventaire (Inventory) de Goodshuffle avec toutes les colonnes. Tout autre tableur fonctionne s'il a une ligne par article et le nom des colonnes dans la première ligne.
- 2Dans Rentopus, ouvrez Articles, puis Importer à partir d'un fichier, et téléversez-le.
- 3Associez vos colonnes. Vérifiez chaque suggestion, choisissez Ignorer cette colonne pour tout ce dont vous n'avez pas besoin, et regardez de près toute association marquée À vérifier.
- 4Vérifiez vos articles. La liste s'ouvre sur les lignes à revoir, comme un prix écrit sous forme de texte ou une quantité manquante. Complétez-les, ou décochez une ligne pour l'exclure.
- 5Importez dans votre catalogue. Vous pouvez partir et revenir avant cette étape, et importer le même fichier plus tard met à jour les articles qu'il a créés au lieu de les ajouter en double.
Ce qui ne suit pas
Gardez votre ancien système accessible pendant une saison
Aucun changement de logiciel ne transfère tout. Ces éléments restent où ils sont, et vous voudrez qu'ils y restent.
- Les réservations passées et l'historique de location. Vos rapports dans Rentopus commencent à la première fête que vous entrez.
- Les contrats et les renonciations signés, avec leurs registres de signature. Gardez-les là où ils ont été signés.
- Les photos des articles. Téléversez-les de nouveau sur chaque article, en pleine résolution.
- Les champs personnalisés que l'importation ne sait pas où placer. Ignorez ces colonnes, ou collez ce qui compte dans la description de l'article.
- Les dépôts et les paiements déjà perçus. Notez-les dans chaque réservation que vous entrez, et réglez le solde de la façon convenue avec le client.
Et si un jour vous nous quittez
Dans Votre compte, Vos données vous permet de télécharger tout ce que votre entreprise conserve dans Rentopus en un seul fichier ZIP : clients, réservations avec chaque ligne, paiements, contrats signés, messages, votre catalogue et vos paramètres, un tableur pour chacun. Le propriétaire peut le télécharger en tout temps, et pendant 60 jours après la fermeture du compte.
Questions sur le changement de logiciel
- Quel est le meilleur moment pour changer?
- Entre novembre et février. C'est là que vous avez le moins de réservations à venir, et vous avez le temps de vérifier votre catalogue avant le premier samedi du printemps. Changer en mai, c'est le faire avec un calendrier plein.
- Puis-je utiliser les deux systèmes pendant la transition?
- Oui, et c'est même conseillé. Rien dans Rentopus ne touche à votre ancien système. Tant que les deux prennent des réservations, chaque nouvelle réservation doit être entrée dans les deux, sinon l'un d'eux offrira cette unité à quelqu'un d'autre. Gardez donc le chevauchement court : entrez vos réservations à venir, publiez, et arrêtez de prendre des réservations dans l'ancien le jour même.
- Faites-vous l'importation pour moi?
- Pas comme service. L'importation est conçue pour que vous la fassiez vous-même, et rien n'est enregistré tant que vous n'avez pas vérifié. Si une exportation de votre système ne se lit pas, dites-nous par la page Nous joindre de quel système elle vient : c'est exactement le genre de fichier que nous voulons voir.
- Et si j'importe le même fichier deux fois?
- La deuxième importation met à jour les articles créés par la première au lieu de les ajouter de nouveau. Les articles sont associés par la colonne ID ou SKU si votre fichier en a une, sinon par le nom, et une valeur que vous avez entrée après la première importation est conservée, sauf si le fichier la remplit.
- Puis-je l'essayer avant de transférer quoi que ce soit?
- Oui. L'essai dure 14 jours, avec toutes les fonctionnalités et sans carte. Importez votre catalogue, entrez quelques réservations et regardez votre site de réservation avant d'avertir votre ancien fournisseur.
Pour aller plus loin
Changer de logiciel de location sans perdre une saisonAlternative à InflatableOfficeComparatif des logiciels de locationParlez-nous de votre fichier
Tout votre samedi, au même endroit
Montez votre catalogue et voyez votre site de réservation avant de décider quoi que ce soit.
14 jours, sans carte.
