Entente de traitement des données

Pour les renseignements personnels sur vos clients (les « Renseignements des clients »), vous décidez pourquoi et comment ils sont traités, et nous les traitons pour votre compte. Pour les renseignements sur vous et votre personnel, nous en sommes responsables et notre politique de confidentialité s'applique.

Nous traitons les Renseignements des clients seulement pour fournir le Service, comme le décrivent les Conditions et selon vos directives données par votre utilisation du Service, sauf si la loi exige autre chose. Si nous croyons qu'une instruction enfreint la loi, nous vous le dirons.

Les visites de votre site de réservation sont comptées de façon anonyme, comme le décrit notre politique sur les témoins : aucun témoin, aucune adresse IP conservée, et un identifiant qui change chaque jour et ne peut pas être relié à une personne. Nous utilisons ces décomptes pour faire fonctionner et améliorer le Service.

Vous êtes responsable d'avoir un fondement légal pour recueillir les Renseignements des clients et nous les faire traiter, y compris les avis et les consentements dus à vos clients.

Toute personne chez Rentopus qui peut accéder aux Renseignements des clients est tenue à une obligation de confidentialité, et son accès est limité à ce que son travail exige.

Nous maintenons des mesures techniques et organisationnelles adaptées au risque, notamment :

• le chiffrement de toutes les données en transit;
• l'isolation des données de chaque entreprise au niveau de la base de données, avec des tests automatisés qui échouent si une table est accessible d'une entreprise à l'autre ou sans connexion;
• un stockage privé pour les documents signés et les photos;
• le hachage sécurisé des liens envoyés aux clients et des invitations du personnel;
• aucune collecte ni conservation de numéros de carte;
• une preuve d'intégrité sur les contrats signés.

Vous nous autorisez à recourir aux sous-traitants nommés sur notre page des sous-traitants. Chacun est lié par des obligations écrites qui protègent les Renseignements des clients au moins aussi bien que la présente Entente. Nous demeurons responsables de leur travail.

Nous mettons la liste à jour au moins 30 jours avant qu'un nouveau sous-traitant commence à traiter des Renseignements des clients. Si vous vous y opposez pour des motifs raisonnables, nous chercherons de bonne foi une solution avec vous; à défaut, vous pouvez fermer votre compte sans pénalité.

Si un de vos clients nous demande directement de consulter, corriger ou supprimer ses renseignements, nous vous transmettons la demande et n'y répondons pas nous-mêmes, sauf si vous nous le demandez. Le Service vous permet de trouver et de mettre à jour ces renseignements. Pour une copie, une exportation portable ou une suppression que le Service ne peut pas faire lui-même, écrivez à rentopus@hotmail.com et nous la ferons pour vous dans les 30 jours.

Si nous apprenons qu'un incident de sécurité touche des Renseignements des clients, nous vous en avisons sans délai indu, vous disons ce que nous en savons et vous tenons informé à mesure que nous en apprenons davantage. Nous vous aidons à respecter toute obligation que vous avez d'aviser vos clients ou les autorités.

Tant que votre compte est ouvert, nous supprimons chaque jour les photos de livraison, les messages et les preuves entourant une signature selon le calendrier fixe de notre politique de confidentialité, section 8. Téléchargez ce que vous devez garder plus longtemps avant sa date.

Après la fermeture de votre compte, vous pouvez demander une exportation des Renseignements des clients pendant 30 jours. Ensuite, nous les supprimons dans les 90 jours, sauf les copies que la loi nous oblige à garder et les copies de sauvegarde, qui sont remplacées selon un cycle régulier et restent protégées d'ici là.

Les Renseignements des clients sont conservés aux États-Unis, en Virginie. Lorsque la loi exige une évaluation ou des garanties avant que des renseignements quittent votre province ou votre pays, comme la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé du Québec, nous évaluons chaque sous-traitant et le lions par une entente écrite, et nous vous donnons l'information nécessaire à votre propre évaluation.

Sur demande, nous vous donnons l'information raisonnablement nécessaire pour démontrer que nous respectons la présente Entente, comme des réponses à un questionnaire de sécurité. Toute vérification allant au delà est à vos frais, sur préavis raisonnable, pendant les heures d'ouverture, et au plus une fois par année.

La responsabilité de chaque partie en vertu de la présente Entente est soumise aux limites prévues dans les Conditions.

Questions sur la présente Entente ou demandes qui en découlent : rentopus@hotmail.com. La présente Entente est aussi offerte en anglais.